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Abschlussbericht des Kirchenkreises Leine-Solling

Nachricht 21. Oktober 2009

über das Projekt „Aufbau eines Facility Managements“

Ausgangssituation / personelle Ausstattung / Zielsetzung

Das Kirchenkreisamt hat in Abstimmung mit den Gremien des Kirchenkreises Leine-Solling ein Dienst-leistungsangebot „Facility-Management im Kirchenkreis“ mit dem Ziel aufgebaut, eine Reduzierung von Kosten für Gebäude sowie eine Erhöhung von Einnahmen aus kirchlichen Immobilien zu erreichen. In Anbetracht des sehr großen Immobilienbestands handelte und handelt es sich um eine sehr komplexe Aufgabe, für die zusätzliches Personal in der Bau- und Liegenschaftsabteilung des Amtes erforderlich war. Dank der Förderung des Projektes durch den Innovationsfonds der Landeskirche konnte ab dem 01.10.2004 eine Inspektorin mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Wochenstunden zusätzlich beschäftigt werden. Eine Verwaltungsfachangestellte arbeitete ihr im Umfang einer halben Stelle zu.
Ab 01.02.2008 hat der Kirchenkreis zusätzlich eine Architektin zur Unterstützung in baufachlichen Fragen und zur Betreuung der Profangebäude angestellt, da eine baufachliche Unterstützung durch das Amt für Bau- und Kunstpflege nicht umfassend genug geleistet werden kann.
Die Projektdauer war auf einen Zeitraum von 5 Jahren begrenzt.

Verlauf des Projektes - Aufgabenschwerpunkte

Folgende Aufgabenschwerpunkte wurden gesetzt:
Datenbestandserfassung
Zu Beginn des Projektes wurden die im Kirchenkreisamt Leine-Solling bereits vorhandenen oder neu ent-wickelten Datenbanken im Grundstücks- und Gebäudebereich um zusätzliche Daten, die für ein Gebäude- und Grundstücksmanagement erforderlich sind, ergänzt. Für das Energiemanagement wurden alle relevanten Daten u.a. die Energieverbräuche der einzelnen Gebäude erfasst. Die Datenbank umfasst jetzt einen Zeitraum von 8 Jahren. Ebenso wurden Angaben zu den vorhandenen Heizungsanlagen, Grundinformationen, die für die Sammelwartungsverträge erforderlich waren und Berechnungsgundlagen für Verkehrswertermittlungen erfasst. Für fast alle Pfarrhäuser liegen Verkehrswertgutachten des zuständigen Katasteramtes vor.
Die Arbeit wurde dadurch erschwert, dass die vorgesehene Standard-Software „Archikart“ nicht zur Verfügung stand. So mussten mit erheblichem Aufwand eigene Access-Datenbankanwendungen entwickelt werden.
Informations- und Öffentlichkeitsarbeit
Voraussetzung für ein erfolgreiches Facility-Management ist die umfassende Information der Verantwortlichen in den Kirchenkreis- und Kirchengemeindegremien, um Akzeptanz für notwendige Maßnahmen zu erreichen. Gremienmitglieder und die Mitarbeiter des Amtes wurden durch Infoveranstaltungen und Workshops in den Prozess einbezogen. Dies stellte einen Aufgabenschwerpunkt der Abteilung zu Projektbeginn dar.
Flächen- / Instandhaltungs- / Energiemanagement
Einen wichtigen Schwerpunkt stellt das Flächenmanagement dar. Hier liegen die größten Einsparpotentiale. Die gebäudebezogenen Zuweisungen an Kirchengemeinden für Bau-, Sach- und Personalkosten wurden von einem bestands- auf ein bedarfsorientiertes Zuweisungssystem umgestellt. Das führte dazu, dass Flächenüberhänge bei Gemeinderäumen zuweisungsrechtlich nicht mehr berücksichtigt werden. Dadurch wurde in Gemeinden ein Handlungsdruck erzeugt. Die FM-Abteilung stand für Beratung zur Verfügung. Von dem Angebot wurde rege Gebrauch gemacht, die Ergebnisse waren sehr positiv. In den letzten Jahren wurden insgesamt 19 Pfarr- und Gemeindehäuser veräußert und 12 weitere Gebäudeverkäufe sind von den Kirchenvorständen beschlossen, bisher aber noch nicht realisiert. Weiterhin wurden Überhangflächen durch Fremdvermietungen abgebaut.

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